入社初日、初歩的ながらクリアデスクの必要性について考えたお話

こんばんは、ばーふぃんです。今日から本格的に執筆を始めていきます。

さて転職初日、初々しい気持ちと不安を共に入社日を迎えました。

会社に着くと、早速用意された私の席へと上司が案内します。

場所は上司の左隣。席に座ってふと左隣の席を見てみると。。。

PCが置いてあるスペース以外全て書類の山、今にも雪崩が起きそうな状態。控えめに言って汚な過ぎ。

えーっと、情シスってセキュリティを推進する部署でしたよね？

セキュリティを推進する立場としては、あり得ない光景です。

ということで、ここで素人ながらにクリアデスクを実施する必要性について考えました。

クリアデスクの必要性

• 紛失（盗難）のリスク
• 机上に情報を放置しておくと第三者に見られる漏洩リスク
• 必要な情報に行き着くまでに時間が掛かり、業務効率を損なう
• 美観を損なう

等

要はセキュリティ的に問題がありますよって話。

紛失（盗難）のリスク

そのままです。経緯はさておき、機密情報を盗みたいと思った泥棒が入ってそんな書類や媒体が机の上にあったらラッキー！！って思いますよね。真っ先にパクられる対象となるでしょう。施錠はもちろん、最低でも机やロッカーにしまっておくべきです。

机上に情報を放置しておくと第三者に見られる漏洩リスク

中小企業なんかは特にだけど、一つのフロアに総務や経理、情シス等の複数の部門がまとまっているってこと、よくあると思います。

社内情報を取り扱ううえで、例えば財務情報は経理以外の部門の人が知ってはいけないし、システムアカウント等の情報は情シス部門以外の部門は知ってはいけない、と区分けされているのが一般的な社内での情報の取り扱い方です。

机の上に給与情報が広がっていた日には、気になって見たくなってしまうのが普通です。私だって周りの人の給料気になりますw

ということで、特に自部門でしか取り扱わないような情報は、トイレとかで席を外す時でも最低限書類は裏返して置いておくとか、PCのデスクトップはスクリーンセーバーかける（クリアスクリーンにも関わります）とかするようにしましょう。

必要な情報に行き着くまでに時間が掛かり、業務効率を損なう

これもそのまま。ありがちなのは、「あーあの書類どこやったっけ」って机の上をガサゴソ書類を掻き分けたり、袖机を何度も開け閉めして探す作業、経験ある方多いのではないでしょうか。私もありますw

この時間、無駄です。何も生み出しません。整理のし方は人それぞれあるかと思いますが、カテゴリ毎？ステータス（処理済、未処理等）毎？とかにきっちり分けておくだけで書類を探す時間は短縮できるはずです。

あと、必要なくなった書類は定期的にシュレッダーにかけるなりさっさと処分しましょう。「この書類はまだ必要かもしれない・・・」と思って取っておいた書類、大半は必要ないです。契約書類とか監査で必要になるような書類はさっさと保管、いらない書類はさっさと処分。

これだけで机の上はだいぶ汚くなりづらくなるはずです。自分は、毎月月初は必ず書類を整理する時間を設けています。

美観を損なう

はい。少なくとも私はきったない上司の机を見て全くいい気分はしなかったですし、いい職場環境の促進、という意味でも妨げになりますよね。

セキュリティもそうですが、気持ちよく働ける環境をみんなで作っていくうえでも実は大事なことです。

美観とはちょっと離れますが、書類が散らかれば散らかる程整理は大変になり、片付けるのも億劫になります。モチベーションも下がっちゃいますよね。

まとめ

とまあ、情シスや社内SEの実務経験がなくても、会社でこういう教育を受けたことがある方も多々いらっしゃるかと思います。

上記ほど細かく理解してなくても、机の上が汚いとセキュリティ的に問題があるというのは、誰でも何となーく分かりますよね。

なので、とりあえずクリアデスクはセキュリティの観点から実施する必要があると人に説明すれば、99%の人は納得してくれるはずです。

残り1%の人は社会人経験がないか、本当にアホな人です。

兎にも角にも、クリアデスクはセキュリティでは基本中の基本です。知識が無くても誰でも実施できることです。

めんどくさい気持ちはもちろん分かりますが、自分が仕事で取り扱う情報の重要性を今一度考えて、クリアデスクに取り組んでみてはいかがでしょうか。

ちなみに、私が過去にいた会社は、帰る時に机の上には何も残してはいけないところもありました。

私がいたのが元々一部上場企業だったので、その辺のルールが徹底されていたので、衝撃を受けるとともに、

中小企業ってこういうものなのだろうかと少しの覚悟を決めた入社初日。とりあえず考える機会をくれた上司感謝。