グループカレンダーの作成と共有を行ったお話

概要/あらすじ

実務未経験から情シスに転職。

従業員約300名規模、都内に2拠点、地方に4拠点の会社（非IT業種）で上司と2名体制。

グループウェアのG Suiteの導入を社内提案した結果、トライアルを進めることになり、スモールスタートのメンバーで使用開始をするために、準備をはじめていった。

こんばんは、ばーふぃんです。

今回は簡単に。

前回、G SuiteのGoogleカレンダーについて紹介させていただきましたが、その中で出たグループカレンダー機能について作成方法と共有方法を載せておきます。

グループカレンダーは、会社行事といった全社的に共有したいスケジュールを登録するとき等に使用することができる機能です。

「他のカレンダー」右の「+」マーク→「新しいカレンダーを作成」

カレンダー名を入力して、「カレンダーを作成」

カレンダーが作成され、反映されます。

予定登録の際、作成者のところをプルダウンで変更します（デフォルトではログインアカウントの氏名になっています）。

「設定と共有」→固有のカレンダーIDが生成されいているため、コピーしてこのIDをメール等で共有します。

ここからは「会社行事」カレンダーを見たいユーザーによる操作です。

「他のカレンダー」右の「+」マーク→「カレンダーに登録」

メール等の手段で共有されたカレンダーIDを貼り付ける

カレンダーの追加が反映されます。

尚、全社のメーリングリストがある場合は、「特定のユーザーとの共有」で、

共有相手に全社メーリングリストを入れて送信してしまえば、一発で共有することが可能です。

やることはこれだけです。特別難しいこともありません。

普通の会社であれば、全社メーリングリストのようなものがあるので、共有方法については最後に紹介した手順だけで完結するのですが、そうでない場合は少々めんどくさいです。

もちろん私の会社にはそんなものは存在しなかったので、いちいちメールで送るようにするか、あるいはマニュアルにカレンダーIDを記入しておいて登録してもらう、といった運用の検討が必要でしょう。

うん、やっぱり会社のメーリングリスト、ちゃんと作りたいですね。