企業で使用する電話回線はキャリア統一した方がいいというお話

こんばんは、ばーふぃんです。

前回の投稿で、予算取りの話をしましたが、その過程でこの会社の情報システムに関わるランニングコストが全く把握出来ていないという自体が判明しました。

〜前回記事〜

情シスの予算取りの流れのお話

自部門で掛かっているコストなんてその部門の責任者が把握しているのが当然だと思っているので、これには呆れ（最近呆れっぱなしです）、勝手に自部門で発生しているコストを割り出すことにしました（人件費とかは考えず、使用しているサービスの利用料の洗い出し）。

まずは固定電話回線の精査を始めたのですが、それはそれは酷い管理状態でした。

その惨状と、電話回線管理はこうすべき、ということを2回に分けて書いていきます。今回は前編です。

回線キャリアは統一すべき

一般的に、企業で利用する電話回線というのは、特別な事情を除いて回線キャリアを統一した方がメリットが多いのが一般的です。

理由としては、

• 管理しやすい（請求も統合される）
• コストメリットがある
• 他サービスとの連携をしやすい（法人携帯電話との連携等）

こんなところでしょうか。私がいる会社では3キャリアに分かれており、しかもこの拠点はこのキャリア、といった分かれ方でもなく、同じ拠点に複数キャリアが混在しているという自体になっていました。

管理しやすい（請求も統合される）

電話回線キャリアが統一されていれば、回線の追加や解約、契約内容の変更等、基本的に連絡先の窓口が一つで済みます。

これがあちらこちらに分かれていると、この回線はNTTだからNTTの窓口に連絡して、この回線はKDDIだからKDDIに連絡して、この回線はソフトバンクだからソフトバンクに連絡して、という茶番を繰り広げなければいけなくなります。

また、請求もキャリア毎にバラバラで届くため、請求書の数が増え、管理しづらくなります。

今ではインボイスのように、キャリアがバラバラでも請求統合できるようなサービスはあるんですけどね。

特に中小企業では、電話回線を管理している人間は少数（1人でやっているようなところが大半かと）に限られるため、規模が大きくなればなるほど、キャリアがバラバラになっていることによる管理負荷のしわ寄せが膨らんできます。

コストメリットがある

一般家庭と違って、企業で使用する電話回線には相対契約（その企業向けの特別価格での契約）というものが存在します（数回線程度の契約じゃ無理ですが）。

数十回線とかいう本数になってくると、基本料金や通話料金を割り引いてもらうことが出来ます。

通話料金であれば、3分8円の料金を7円にしてもらったりすることが出来るんです（この値引率は交渉の腕次第ですがw）。

ただ、いきなり回線キャリアの担当営業に「電話回線料金値引いてくれよ」なんて言っても当然応じてくれるわけはありません。

言い方として、

〜キャリアがバラバラな場合〜

「今キャリアがバラバラなんだけどコスト削減も兼ねて1社に統合しようと思うんだよね、提案ちょうだい」

〜既にキャリア統一されてはいるけど定価で提供されている場合〜

「コスト見直ししたくて、他社に乗り換えようと思ってるんだけどさ」

なんていうふうに話を振っ掛けると、「分かりました！全力の提案します！」とか言って大概値引いた金額で提案を持ってきてくれます。キャリアがバラバラなパターンでは、既存契約のあるキャリアそれぞれを競合させることで値段を叩きやすくなります。

キャリアがバラバラだと、1社に対しての契約数が少なくなるため、ボリュームディスカウントの恩恵を受けづらくなってしまうということなんです。

同じ合計30回線の契約でも、NTT10回線、KDDI10回線、ソフトバンク10回線という契約をするより、どこか1社で30回線の契約をした方がメリットが大きいというわけですね。

他サービスとの連携をしやすい（法人携帯電話との連携等）

ある程度の企業規模になってくると、法人契約で携帯電話を所持している企業もあるかと思います（うちは200名規模なのに全員個人携帯という惨状ですが・・・）。

そこで、よくある合わせ技というのが、携帯電話と固定電話回線が同一法人名義、同一キャリアであれば、その間の通話は無料（定額）になるというものです。

外勤者と内勤者との間での連絡やり取りが多い企業では、通話料のコストメリットが大きくなるということです。

法人契約の携帯電話も、特別な事情がある場合以外はキャリアを統一しているケースの方が多いので、携帯電話と固定電話回線のキャリアは合わせた方がメリットがあります。

自分が過去にいた会社では、内勤者も各々法人契約の携帯電話を所持していて、当たり前のように携帯電話同士での連絡だったので、自分の会社の固定電話宛てに外線発信するという文化が不思議でしょうがないんですけどね。取り次ぎ業務とか無駄でしかない。

その辺は別の機会にでも詳しくお話しします。

まとめ

若干テクニカルなことも書いていますが、そんなに難しいことは言ってません。電話回線に限らず、使っているサービスは揃えた方が管理的にはメリットが大きくなるというだけのことです。

次回は、電話回線の管理が煩雑になり過ぎて、この電話番号何に使っているのか分からない！というレベルでしっちゃかめっちゃかな状態になっている時に、どうやって整理をしていけばいいのかという内容について書いていきたいと思います。