目次
概要/あらすじ
実務未経験から情シスに転職。
従業員約300名規模、都内に2拠点、地方に4拠点の会社（非IT業種）で上司と2名体制。
グループウェアのG Suiteの導入を社内提案した結果、トライアルを進めることになり、本格的に移行に向けた計画を始めたのであった。
こんばんは、ばーふぃんです。
G Suiteのトライアルが決まり入社して約半年でようやく情シスらしい仕事が出来ると張り切り、上司が全く出来ない導入に向けたロードマップを作成することにしました。
とはいえ、日常的に使用している業務ツールを一新することになるため、社内的にも影響範囲が大きく、一大プロジェクトです。
移行に向けて何をすべきか、慎重に考える必要があります。
そこで、今回は移行に向け、計画段階で何をすればいいのか考えたことを共有出来ればと思います。
ロードマップの考案/作成
移行するにしても、中途半端に終わっては意味がありません。
そのため、具体的に何をいつどのように誰が移行していくという道筋を上層部に示してあげないと、導入を進めることが出来ません。
以下、実際に検討したことを書いていきます。
部署ないし拠点ごとにキーマンを立てる
これ、かなり重要です。G Suiteの導入に限らず、社内プロジェクトを立案する時には必ずといって必要になってくることではあるんですけどね。
部署が異なる、拠点が異なる、といった環境では、当然情シスから全てを伝えるのは難しくなってきます。
全社員が10人とかそういう規模の会社なら、そんなことはないんですけどね。
そのため、ちゃんと部署ごとに専任のキーマンを立てていかないと、導入もスムーズにいかなくなるし、導入後の問い合わせは情シスに一極集中する羽目になります。
そのため、最初の段階で各部署ごとのキーマンになり得る人を巻き込んで、導入を進めていきましょう。
まずは、この人たちに触ってもらい利便性を知ってもらうのが一番先決です。
徐々にG Suite利用者の範囲を広げていく
上述した通り、影響範囲の大きいプロジェクトになるため、いきなり全社にどーん！という導入のし方はあまりよくないでしょう。
そのため、各部署のキーマンにちゃんと伝わったら、次は上層部の人達に使用してもらい、少しずつトップダウンしていくというのがいいかと思います。
各部署で出た疑問等は、各部署のキーマンで吸い上げてまとめてもらい、情シスへエスカレしてもらう体制を取るのがよいでしょう。
くれぐれも各部署の人達から直接情シスに連絡が来るような事態は避けましょう。
具体的な移行期間の検討
ある程度使用者が固まってきたら、次に具体的な移行期間を検討します。
移行期間を決めないと、G Suite使ってね、と周知する時に期限を切ることが出来なくなります。
期限を切ることが出来ないと、ユーザーの人達はいつまでも今のツールを使い続けます。
そりゃあ今のツールの方が慣れているんですから。
自分の中では、兎にも角にもスケジューラとメールの移行が最優先であると考えていたので、この2つについて具体的な移行期間を検討しました。
スケジューラの移行期間
こちらは比較的ハードルが低いので、メールよりも先に移行することにしました。
ハードルが低いといっても、Googleカレンダーに変わることで、見栄えやUIは今までと全く違ったものになるので、入念な事前周知は必要です。
いきなり新しいツールに切り替わる、ということはハレーションに繋がるかと思ったので、併行運用期間を設けることにしました。
併行期間は、現在のスケジューラとGoogleカレンダーの両方に予定を入れなければいけなくなってしまいますがね。。。
とはいえ、全社的なリテラシーレベルの低さを考慮して、余裕を見て2ヶ月の併行期間を設けることとしました。
さすがに2ヶ月あれば慣れてくれることでしょうと考えて。
メールの移行期間
さて、ハードルが高いのはこっちです。
スケジューラ以上に日常的に使用する業務ツールであり、UIや設計も今までのメールソフトとは全く違ったものになります。
そして、厄介なのが、訳の分からないメールアカウントが散乱しまくっているという状態になっているということです。
おそらく、共用のアカウントを複数人のメールソフトに設定しているんでしょうが、誰がこのアカウントを使用しているのか、全く分からない。
アカウントを複数人で使い回すことのデメリットについては、以下投稿を参照。
そのため、全てのメールアカウントを一度洗い出し精査し、使用者を把握したうえで、複数人で使い回している共用メールアカウントは、これを機にきちんとメーリングリスト化する方針としました。
メールについても、スケジューラ同様併行運用期間を設けることとしました。
メールの併行運用方法に関する投稿は、下記を参照。
マニュアルの作成
実際にG Suiteをユーザーに展開をした段階で、使い方に関する問い合わせ連絡が入ることを想像するのは容易でした。
そのため、基本的な機能についてはマニュアル化して、何か聞かれてもマニュアルを見てくださいと誘導するようにすれば、導入後の情シスの負担は軽減されると思いました。
とりあえずは、ログインのし方、GmailとGoogleカレンダーの開き方や基本的な操作を網羅したものだけでも作成しておこうかなとこの段階で検討しておきました。
運用方法やポリシー、ルールの検討
ここはどちらかというと、情シスのような管理者目線の部分です。
例えば、退職者が出たらどうしようとか、スマートデバイスでの使用はどうしようとか、考えなければいけないことは多々あります。
もちろん、普通の会社であればセキュリティポリシーというものがあるので、それに基づいたセキュリティ設定にしていけばいいだけの話なのですが（それでも検討しなければいけないことはたくさんあるはずです）、私の会社は普通ではないのでもちろんそんなものはありません。
ゼロから運用やルールを検討しなければいけないということです。ここもかなり比重の重い部分になることを予想しています。
まあ普通の順序でいけば、G Suite導入やる前にちゃんと会社のセキュリティポリシー策定しろよって話になるとは思うんですが、そこはスルーしてくださいw
まとめ
かなりざっとになってしまいましたが、G Suite導入を進めるために、ざっくりこんなことをやらなければいけないのかなあという内容を羅列してみました。
現状の管理がかなり煩雑になっている部分もあるので、実際にはかなり泥臭いこともやらなければいけなくなりそうです。
次回以降は、これらの検討した項目の具体的な内容についてフォーカスした投稿を出来ればと思います。
