業務用スマートフォンを法人契約して貸与する必要性を考えたお話

こんばんは、ばーふぃんです。

以前、BYODに関するお話を書きました。

BYODを実施するために検討が必要なことを考えてみたお話

BYODは、コストを抑えてスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスを、業務で活用することが出来るというメリットがあり、推進をする企業が増えてきています。

一方で、セキュリティ面でリスクになりやすい等の理由で、推奨しない企業も多々あるのが現状です。

特に大企業でBYODを推奨しているところは、ほとんどないかと思います。

そういう場合、スマートデバイスを法人契約して社員に貸与するというのが一般的です。

私の会社ではBYODもといシャドーIT状態（会社の許可なく私物のデバイスを業務使用すること）となっているため、業務用にデバイスを貸与する方式を採用していませんが、過去の経験から法人契約するメリットとデメリットについて書いていきたいと思います。

今回はスマートフォンに焦点を絞ってお話しします。

スマートフォンを法人契約するメリット

法人価格/ボリュームディスカウントがある

これはスマートフォンに限った話ではありませんが、何でも一定数をまとまって購入や契約をするとボリュームディスカウントが適用されるのが一般的です。

ボリュームディスカウントが適用されていないような契約がある場合は、更新時にきちんと見積を精査して必ず交渉をするようにしてください。

契約見直しが行われず更新見積が横流しになっていたお話

スマートフォンも例外ではなく、一定台数（中小企業でも、10台以上の契約となれば交渉の余地は大いにあります）のまとまった契約となれば、事務手数料といった初期費用をカット出来たり、月額利用料（基本料やパケット定額）を一般市場では出回っていない価格で契約することが出来ます。

また、通話料のシェア（今はかけ放題があるのであんまり見ないかもしれませんが）やパケット利用料のシェアがあったりと、法人契約ならではのプランもあったりします。

そのため、会社によっては月額一定の通信料を社員に支給していたりしている場合でも、法人契約にして通信料の支給を止めてしまった方がコストが下がるなんていうケースもあったりします。

また、固定電話回線と同じキャリアを使用していれば、セット割が適用されたり固定と携帯電話間の通話料も定額になったりといった恩恵を受けることも出来たりします。

尚、価格交渉をするために、導入時は必ず何社から相見積を取るようにしましょう。

一般的には2年間での自動更新になりますが、更新前に必ず見直しをかけて同様に相見積を取るようにすると、既存契約をしているキャリアは他社に契約台数を奪われたくないので、月額を下げるよう頑張ってくれます。

業務連絡の効率が向上する

さて、これはどういうことか。

よくあるケースとして、社外に出ている営業と社内にいる内勤の間での連絡で、

営業:「Aさんいる？」

内勤B:「今席外してますね」

営業:「戻って来たら折り返しちょうだい」

内勤A:戻って来て営業の携帯に電話するも、営業が顧客訪問中で出れず

営業:「さっき電話もらったようで多分Aさんだと思うんだけど」

内勤B:「あー、今度は打ち合わせ入っちゃいまして。。。」

とか、

営業:会社からの着信履歴を見て「さっき電話もらったようなんだけど」

内勤:「確認します」

。。。

内勤:「すみません、誰か分からなかったので確認出来ましたらまたかけさせます」

みたいな無駄な取り次ぎやってるシーン、よくあるのではないでしょうか。

お互いが携帯電話であれば、直接連絡を取ることが出来るので、このような無駄な取り次ぎ業務はほぼなくなります。

内勤者にまで業務用の携帯電話を与える必要はないという企業でも、上記で軽く触れたような固定電話と同じキャリアで携帯電話を契約していれば、携帯電話を内線として使うこともできます。

そうすれば、同様に直接連絡出来ますし、2つ目のようなケースでも着信履歴には内線番号が残るため、誰からの連絡か分かり無駄な取り次ぎを防ぐことが出来ます。

ちょっとしたロスですが、ちりつもで年間通すと結構な無駄になっているはずです。

また、業務で全く面識の無い別の部署の人に至急の連絡をしたい時に、同様にその人が外出してしまっていた場合、携帯電話の番号を聞きたいところですが、個人の携帯電話だとその人のプライバシーもあるため教えていいのか躊躇することもあると思います。

ちゃんとした社内ポータルがあり、社員連絡先が掲載されている環境が整っていれば、そこに業務用の携帯電話の電話番号を載せておくことでこういった悩みからも解放されます。

このように、運用にもよりますが、社内連絡が効率化されるとともに、社員のプライベート、プライバシーも確保することが出来ます。

管理が楽になる

BYODの場合は、業務で使用するスマートフォンは、あくまで私物です。

機種も何を使おうが自由、いつ機種変更するのも自由、どこのキャリアを使うのも自由、それこそ電話番号を変えるのも自由（このご時世やる人はあんまりいないでしょうが）、基本的に所有者にその権利は当然にあるものです。

そうすると、機種が変わったらまた申告をさせてMDMをインストールさせなければいけなかったり、連絡用の電話番号も社内的に変更が必要になります。

一方で、法人契約しているスマートフォンを貸与している場合、機種は統一するのが一般的（購入時期によって多少ばらつきが発生することはあります）、社員が勝手に機種変更やキャリア乗り換えしたり、電話番号を変更するなんてことは許されません。どれも金が掛かりますからね。

きちんとこの電話番号は誰、といった一覧フォーマットを作成しておけば、個人マターではなく全て管理者の都合で管理をすることが出来ます。

機種変更も交換の時期が来たらまとめて行うことが出来ますし、まとめて行うことで機種変更に伴う初期費用をカット出来たりもします。

MDMのインストールだって、インストールされた状態で納品させるか、使用者に渡す前に管理者がインストールして渡せますから、社内の手続きも楽になるでしょう。

セキュリティ面を強固にすることができる

BYODでは私物を使用することになるため、アプリのインストールやWebサイトの閲覧もある程度自由を持たせなければいけないこともあるでしょう（運用によります）。

その場合、万一悪意のあるアプリのインストールやWebサイトの訪問してしまった場合は、そこから情報を抜き取られるなんてことも起こり得ます。

しかし、会社支給とした場合は、あくまで業務専用のスマートフォンです。

アプリインストールの制限をするも、Webフィルタリングをガッチガチにするも、コントロールする権利は会社にあります。

アプリは会社指定のもの以外一切不可、Webサイトは社内ポータルサイト以外閲覧不可にするなんてことも出来てしまいます（どこまでやるかはポリシー次第ですが）。

また、会社によっては業務用スマートフォンの持ち帰りを禁止しているようなところもあります（直帰や翌日直行は例外）。

私物スマートフォンを持ち帰り禁止になんて出来ないですもんね。

こういう部分も含め、業務用スマートフォンの貸与は、運用面でセキュリティをより強固にすることが出来ます。

保守サポートが優秀

一般的に、スマートフォンが故障したりしたら、ショップに持って行って修理を依頼するか、機種が寿命なら機種変更をしてしまうことが多いでしょう。

しかし、業務中にショップに行って何時間も並んで、なんて時間を取るのはなかなか難しいでしょう。

法人契約をした場合はキャリアにもよりますが、先出しセンドバックのような運用をすることも出来たりします。

そうすることで、社員はショップに行く時間を割くことなく代替品を使用することが出来ます。

また、月額に保守料を含めることで、修理代や機種変更代を考慮しなくていいため、コストの見通しを付けやすいというメリットもあります。

スマートフォンを法人契約するデメリット

コストがかかる

当たり前ですね。

一定額の通信費を社員に支給しているようなケースであれば、コストが下がることもあり得ますが、コストが上がる場合もあります。

運用コストやセキュリティ、固定回線との通話料削減や業務効率化等、多方面からの視点で導入することが費用対効果を見込めるのかを検討するようにしましょう。

運用負担がかかる

上で管理が楽になると述べましたが、運用をするうえでの負荷は当然発生します。

機種が社員にとって使用したことのないものであれば使用方法の問い合わせがあったり、特に導入初期は運用に関して色々と検討することが多いためパワーがいるでしょう。

個人的に特に大変なのは、更新の節目での機種変更やキャリアの見直しだと思っています。

特に他社に乗り換えをする場合は、MNP（モバイルナンバーポータビリティ）の手続きが生じるため、台数が多ければ多いほど大変になります。

台数が多い場合は、契約更新月の何ヶ月も前から見積を取って話を進めて行く必要があります。

まとめ

特にセキュリティや管理面を考えると、大企業がBYODを導入しない理由がお分かりになるでしょう。

ざっくりとした見方ですが、大きな資本を持っている大企業は法人契約のスマートフォンを導入し、資本が少ない中小企業やベンチャーではBYODを取り入れいている、という傾向にあるかと思います。

また、セキュリティや管理面だけでなく、きちんと運用出来ていれば会社全体で業務効率が向上するため、目に見えないコスト削減も見込むことが出来るでしょう。

昔は通話のみの用途でフィーチャーフォン（ガラケー）が主流でしたが、クラウドの普及等によって業務が多様化して来ていることから、法人契約でもスマートフォンがどんどん増えてきています。

ARP（1台当たりの月額単価）が高いので、営業担当者もガラケーではなくスマートフォンを推してくるはずです。

法人契約のスマートフォンを導入する場合は、是非セキュリティやコストだけでなく、業務効率化等の付加価値を付けて社内提案をすると、上の人達も「お！」ってなると思うので、参考にしてみてもらえればと思います。