初めての情シス日記

未経験で社内SEに転職して社内IT立て直しに挑戦する奮闘記

運用コストが高過ぎるメールサーバのお話

メールサーバの選定は慎重に

あらすじ/概要

実務未経験から情シスに転職して1ヶ月が経過した。

従業員約300名規模、都内に2拠点、地方に4拠点の会社(非IT業種)で上司と2名体制。

ヘルプデスク業務の中でもメール関係の対応が割と比重が重く、その原因はしょぼ過ぎるメールサーバにあった・・・

こんばんは、ばーふぃんです。

情シス(社内SE )に転職してあっという間に1ヶ月という期間が経ちました。

ものの1ヶ月でこの会社のITは課題だらけだなと思いつつ、おそらくこれも氷山の一角なんだとビクビクしていますw

これまで、ちょこちょこ課題を取り上げてきましたが、本日はしょぼ過ぎるメールサーバのお話でもしようと思います。

運用コストがバカ高いメールサーバ

あらすじで書いた通り、メールサーバがしょぼ過ぎるせいで結構な稼働を取られています。

ちなみに、運用コストはバカ高いですが、単純なコストも別に安いわけでもないです。

以下、具体的にどんな対応をしているか書いていきます。

可用性、信頼性が低過ぎる

さて、まず前提として、私がいる会社ではメールサーバは共用ホスティングを使用しています。

そもそも従業員300超(実際のメールサーバユーザは約200アカウント)いて共用ホスティングはどうなんだ、という話はさておき、それにしてもすぐ止まる。

この1ヶ月で2回止まった。しかも連日で立て続けに障害発生し、止まってから復旧するまでも長い、平気で6時間とか止まってた。

しかも、連日の障害に対して原因と再発防止策を問い詰めてもまともな回答もなく、対応も悪い。

結局、障害が発覚した段階であちらこちらから

「メールが受信出来ないんだけど!」

「至急で送りたいメールがあるんだけど!」

「またですか!?いい加減にしてよ!」

「まだ復旧しないんですかね・・・?」

メールサーバダウンによるクレーム

と問い合わせ、クレームが殺到するわけです。ホスティングだから何も手の打ちようがない、サーバを他のものに変えるしか再発防止手段がない、もうただただ謝るしかなかったのです。

もちろんひと段落した後、「サーバ落ちてました、ごめんなさい」メールを全社に流す作業も発生します。

それだけでなく、メンテナンスによる計画サービス断も平気でど平日のど日中にやってきやがる。

ということは、「何月何日の何時から何時くらいまでメールが使えません」周知メールを全社に流すわけですが、

「え、何で平日の日中にやるの!?」

「困るんだけど!時間変えてよ!」

と問い合わせが殺到するわけです。ただただ謝るしかありません、もうやだ。

どこの会社かは、営業妨害になりそうなので明記しませんが、少なくとも他の方々がブログでオススメのホスティングサービスを紹介するような記事には名前が出てこないような会社ですw

むしろ、どうやってこんなクソなサービスを見つけたのか気になるくらいです。

これだけで、商用利用出来るサービスではないと悟りました。が、まだまだ問題はあります。

あっという間に容量超過するメールサーバ

このメールサーバ、もちろん契約に対する全体容量もあるのですが、一人頭に設定出来るメール容量も決まっており、上限で2GBまでとなっています。

2GB・・・?これが、市場的に見て少ないか多いのか、その時はパッと答えが出なかったのですが、よくよく考えてみると過去私がいた会社はGoogleのG Suiteを使用していて、15GB使えていた。

そして、週に1回くらいは200ユーザのうちの誰かしらから、「メールが受信出来ない」という問い合わせが来て、蓋を開けたら容量超過というケースが圧倒的に多い。

これらのことから、メールサーバで一人2GBって商用としては少ないんだなと答えが出ました。

すごいのはこれから。容量超過への対処はWebメール上で削除を促すことですぐに解決するんだけど、容量超過中に受信出来なかったメールについて。

これらのメールは、どこかに保管されるわけでもなく、もう一度送信者に送ってもらうしかないのです。更にすごいのはここから。

一応管理画面上で超過中に受信出来なかったメールの送信元は分かるのですが、タイトルは何故か全て文字コード?に変換されています。

そのため、受信出来ていなかったメールを抽出し、その文字コードを変換サイトで変換し、送信元とタイトルのリスト作成してユーザーに送信し、あとは再度送ってもらう必要があるかを各自判断してもらう、ということをやっています。

これだけで、問い合わせ〜対応完了まで1時間くらい持ってかれます。アホくさ。

後に、メールサーバはG Suiteへ移行し、それが私の最初の功績となりますw(後日談)

まとめ

どこかのタイミングでメールサーバの選定ポイントについては簡単に触れようと思いますが、一定以上の人数で共用ホスティングのメールサーバを使用する場合は気を付けてください。

ここまで酷いサービスにはそうそう出くわさないと思いますが、共用ホスティングは他のユーザーも同じサーバを使用しているので、一斉送信等で負荷を掛けてしまうとすぐサービスを止められることもあります。なので、最低でも専有ホスティング、あとは自前のメールサーバクラウドメールにするといいでしょう。特にクラウドはサーバ管理の必要がないのでオススメです。

あとはSLAとかが存在するかはチェックしておくといいかもしれません。以前の記事でも軽く書きましたが、目先のコストだけでサービス選定すると、運用コストが跳ね上がるので最終的には自分の首を絞めることになってしまいます。

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